ERP系統基礎數據編碼指南
一、引言
企業實際運營過程中存在許多基礎業務對象，在ERP系統中這些基礎業務對象必須被賦以獨立唯一的編碼，才能被明確標識區分，才能由各業務系統正確引用。編碼，是ERP系統識別基礎業務對象的唯一標識。經過編碼的基礎業務對象是ERP系統中基礎數據的重要構成部分。
一般來說，通過對基礎業務對象進行系統性的編碼，通常能夠：
1、 為基礎業務對象提供一個簡單而准確的識別；
2、 結合基礎業務對象其他主要屬性的整理，提高基礎數據標准化程度；
3、 在各業務領域共享基礎業務對象數據，建立企業統一的基礎數據環境。
對各種基礎業務對象進行恰當編碼，是ERP實施過程中最重要的工作之一。與基礎業務對象編碼相關的主要工作包括確定各基礎業務對象的編碼方案和實施編碼作業兩項主要工作。
二、編碼技術
一）、編碼
所謂編碼，是一組有序的字符排列，用來唯一標識基礎業務對象的各個實體。
二）、編碼長度
是指編碼中編碼字符的個數，簡稱碼長。根據編碼長度，可以編碼劃分為定長編碼、不定長編碼。所謂定長編碼，就是編碼對象編碼的長度是固定的。所謂不定長編碼，是指不同編碼對象編碼的長度可能不同。ERP對各基礎業務對象的編碼長度有明確限定，編碼長度不能超過限定長度。
三）、編碼字符
是指用於構成編碼的字符。編碼字符由大寫英文字符及阿拉伯數字組成，建議不要用除數字和英文字母之外的特殊字符。ERP系統中，在基礎業務對象的編碼中不區分大小寫英文字母，且在輸入時自動將小寫英文字母轉換為大寫英文字母。
四）、編碼方法
編碼方法一般分為順序編碼法和結構化編碼方法。
1、順序編碼：是指從小到大，或者從大到小對業務對象按序編碼的編碼方法，順序編碼是編碼設計的基本技術。
假設前一個業務對象的編碼為X…X（注：X為編碼字符），那麼下一個業務對象的順序編碼就是X…X±n。+n表示增序編碼，-n表示降序編碼。如果n>1，就采用了跳碼技術，騰出±1、±2、……、±(n-1)n-1個編碼空間給其他業務對象編碼。
順序編碼一般是定長編碼。
適用於對實體數目較少的基礎業務對象進行編碼，比如部門；是最簡單的編碼方法；業務對象較多時，容易對同一個基礎業務對象實體重復編碼的情形。
2、結構化編碼：是指采用特定的編碼結構進行編碼；如：分段編碼、混合編碼等。
1)、分段編碼：是指將整個編碼分成若干段分別進行編碼的編碼方法，其中的段稱為碼段，碼段的長度稱為碼段長度，簡稱段長。
采用分段編碼設計技術時，一般每個碼段的編碼采用順序編碼，而且每個碼段的編碼個數是有限可枚舉的。在進行編碼設計時，就將每個碼段的編碼窮舉出來，整個編碼依據每個碼段的編碼進行組合，給出相應業務對象的編碼。
分段編碼一般是定長編碼。
2)、混合編碼：是一種將在分段編碼的基礎上進行順序編碼的編碼方法，混合編碼是最常用的編碼設計方法。
結構化編碼一般適用於對實體數據較多的基礎業務對象進行編碼，如物料。
采用結構編碼對業務對象進行編碼作業，所得到的編碼由明確的組成部分組成，每個組成是編碼的一段，成為碼段，每個碼段的長度就是其碼長。
一般有兩類碼段，一類代表實際基礎業務對象穩定不變的重要屬性，另一類通常是代表基礎業務對象中某一個具體實體的順序碼段。
采用結構化編碼方法對基礎業務對象進行編碼，一定要建立明確的編碼結構。通過編碼結構表達該業務對象編碼由幾個碼段組成，編碼結構是基礎業務對象實體編碼的原型。
除順序碼段外，其他碼段與基礎業務對象的某種屬性對應。為此，一般需要對這種屬性也要進行編碼。屬性編碼的方法通常有縮寫碼、助記碼、特征碼、層次碼。對屬性的編碼構成該屬性的編碼字典，在實際編碼的取值必須位於屬性編碼字段中。
助記碼，是一種用代表基礎業務對象名稱或規格的文字與數字的組合，直接作為編碼的一部分，以幫助聯想與記憶。如TV-B-12 , TV-C-20
特征碼，就是編碼的某個位或某幾個位表示基礎業務對象的某種特征，但各類之間沒有層次隸屬關系
分類碼，代表分類層次關系，參考你原文中的編碼層次書寫。
縮寫碼，常用基礎業務對象名稱中的幾個關鍵字母作為代碼。如：Num，Amt，Cont
結構化編碼方法一般采用定長編碼，各碼段的碼長固定，整個編碼的長度也是固定的。但若采用不定長編碼，則需要在各碼段之間引入分隔符，分隔符應該明確規定且不能在各碼段中使用。歡迎光臨學網,收藏本篇文章 [1] [2] [3]
簡單業務對象通常采用兩段分類編碼結構，即編碼結構由兩段組成，第一個碼段代表分類，第二個碼段代表順序碼。
復雜業務對象通常采用多段的由分類碼＋特征碼或助記碼或縮寫碼＋順序碼的混合編碼結構。
確定編碼結構時的兩種極端傾向：編碼結構中不包含任何編碼對象的屬性，或將許多編碼對象的屬性都要包含到編碼結構中。
3、編碼方案，編碼方案，分別針對個基礎業務對象描述其編碼方法、編碼結構、碼段字典、編碼字符、編碼長度。
的一種企業管理文件，主要由編碼規則及其管理辦法、編碼作業及其管理辦法組成，是企業進行信息化和規范化管理重要的基礎性文件，建議采用企業文件或者質量管理文件的形式確保其得到有效管理和執行。
。
4、編碼作業：定義依據編碼規則進行業務對象編碼的作業過程；一般包含：整理業務對象、對業務對象進行編碼、審核編碼、整理並錄入到系統中等幾方面內容。
在編碼作業過程中，對業務對象進行編碼一般應該需要遵循以下原則：
1）、唯一性原則
編碼必須唯一，一種業務對象不能和另外一種業務對象的編碼一樣。如果兩種不同的業務對象的編碼一樣，系統可能會將兩個不同業務對象的信息資料混在一起，造成信息混亂，失去應有的管理價值。
2）、無意義原則
電腦化管理與手工作業下的編碼不同，通常應采“無意義編碼”。所謂“無意義編碼”，是指在制定編碼規則時應將編碼中容易變動的屬性都去掉，而另以“特征碼”來表達這些屬性。系統可以依據特征碼來分類、處理、匯總，例如用地區碼表示客戶所在地區，用類別碼表示客戶類別。
無意義編碼不等於完全使用順序碼，也不是完全沒有規律，那些不容易變動的屬性可以設計在編碼中。
3）、不可修改原則
編碼一旦被使用就不能再修改。由於編碼在數據處理中的相互關聯性，一處編碼的修改，可能會導致相關聯的信息的紊亂。如：打印出來的單據，編碼修改前後本該一樣的內容卻可能不一樣。
編碼被使用是指該編碼被系統中業務功能模塊調用，如供應商、物料被采購模塊調用。
4）、可擴展性原則
進行編碼設計時，不但要考慮現有編碼對象的編碼，還應考慮留有足夠的編碼空間，便於以後給新增的業務對象編碼。否則會出現新增的業務對象不能按照原有的編碼規則進行編碼，使得同類業務對象的編碼出現凌亂現象。
5）、易編原則
編碼工作通常不是一次完成的，比如給物料編碼，因為新的物料會不斷增加，因此會不斷增加新的編碼，也就是說編碼常常是一種日常性的工作。為此，編碼規則要盡量簡單，不應該有很多的特例。這樣，制定編碼方案不會花費太多的時間，也容易對編碼進行維護。
6）、使用者為主原則
編碼規則應該由最終使用者確定。
在制定編碼規則時，應將其提交使用者充分討論，要充分考慮編碼使用者的不同意見，要得到各使用者的認可，至少與主要使用者達成共識。
編碼的使用者可能是某些部門，可能是某些崗位，可能是某些具體的工作人員。
7）、繼承性原則
如果某些業務對象的編碼已在企業內部普遍使用，且符合基本的編碼原則，能為使用者普遍接受，可考慮繼續使用原有的編碼。有些編碼原來僅在局部范圍內使用，並且不合理就應該堅決摒棄，以免在使用中產生編碼沖突、使用誤解等情況，給以後的工作帶來不利影響。
8）、編碼字符原則
編碼字符是指用於構成編碼的字符。
編碼字符一般采用阿拉伯數字，也可以采用全部、或部分英文字母。一般情況下，可以允許使用全部字符；但是對於不同的系統，會有不同的要求；因為為了系統處理的需要，可能部分字符是系統中保留字符，不建議或者禁止使用的字符。
三、編碼指南
一）、客戶編碼
編碼方法：常見的部門編碼方法有：電話區號法、郵政編碼法、行政區劃法、關鍵字法等等。
編碼字符：阿拉伯數字和英文大寫字母
最大編碼長度：各個ERP系統有所區別，建議不要太長。
確定編碼方案時常見問題：
1、需要在編碼中體現客戶分類情況；設置需要把銷售員等信息體現到客戶編碼中；違反了無意思原則；
2、編碼長度劃分隨意；
3、對於編碼的可擴展性考慮不足；比如采用電話區號法時，對於國外的一些客戶的劃分問題，沒有考慮，或者考慮過渡。考慮不足等。
編碼作業的一般順序：
1、確定編碼小組；
2、確定編碼方案；
3、整理客戶實體對象；
4、客戶實體對象編碼；
5、客戶編碼審核；
6、客戶編碼錄入系統；
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核對
編碼作業時常見的問題：
1、沒有確定編碼成員，沒有明確責任；
2、多人進行編碼，對於整理好的實體對象沒有進行核對；導致編碼重復或者遺失客戶資料信息；導致編碼不全面；
3、不進行編碼實體對象整理，導致編碼混亂；
4、不進行核實；導致錄入系統中的數據和原先整理出來的數據不一致；
二）、物料編碼
編碼方法：物料編碼，一般建議企業采用結構化編碼方法進行編碼；同時物料編碼時，還應該考慮對於一些飛庫存和虛擬物料的編碼空間。
編碼字符：阿拉伯數字和英文字符；但是對於O、I、Z由於和數字0、1/、2有相似的地方，建議只用一種，以免使用者混淆。
最大編碼長度：各個ERP系統不同有所區別。
確定編碼方案時常見問題：
1、編碼時，希望把物料的所有屬性加入到系統中；
2、用物料圖號代替物料編碼；物料圖號是為圖紙使用的；物料編碼是為區別物料用的；
3、全部采用順序編碼方法進行編碼；
4、把一些容易變動的屬性加入到編碼中；
5、物料編碼長度太長；不容易使用；
6、對於可擴展性考慮不足；導致物料新增加物料出現問題；
7、
編碼作業的一般順序：
1、確定編碼小組；並明確各自責職；
2、對編碼實體對西拿過進行整理；
3、確定編碼方法；
4、進行編碼；
5、核對編碼；
6、錄入到系統；
7、核對錄入系統中數據；
8、確定後續的新增物料的流程；
編碼作業時常見的問題：
1、不整理就開始順便編碼；
2、倉庫中沒有的物資就不進行編碼；
3、沒有確定編碼方案
4、沒有明確相應的責任人和編碼作業完成時間等；
5、沒有對編碼過程中發現的錯誤進行考核或者對編碼作業完成較好的的進行獎勵；即沒有調用編碼小組成員的編碼積極性。
