在向Access2007表中輸入數據時，經常出現輸入的數據是一個數據集合中的某個值的情況。例如輸入教師職稱時，一定是“教授、副教授、講師、助教”這個職稱集合中的某個值。對於這種類型的數據，最簡單的方法是使用Access2007提供的插入“查閱列”的方法直接創建字段列，或者在添加教師職稱字段後，在查詢設計視圖中進行設置。
當插入查閱字段後，就可以不用輸入數據，而采取從一個列表中選擇數據的方式。這樣既加快了數據輸入的速度，又保證了輸入數據的正確性。
查閱字段數值的來源有兩種情況：查閱列查閱表或查詢中的數值；創建“值列表”。
一、創建“值列表”查閱字段列
創建“值列表”查閱字段列
例1 在“教師”表中，插入“職稱”的查閱字段列，操作步驟如下：
（1）打開“教學管理”數據庫“教師”表。
（2）在“數據表”選項卡上的“字段和列”組中，選擇“查閱列”按鈕。
（3）在打開的“請確定查閱獲取其數值的方式”對話框中，選中“使用查閱列查閱表或查詢中的值”單選按鈕，然後單擊“下一步”按鈕，如圖1所示
圖1 確定查閱列獲取其數值的方式
