在Office 2000下，Access數據庫的安全機制已經更為完善。除了對數據庫設置密碼保護，對數據庫進行編碼壓縮，還可以啟用用戶級的安全機制，在用戶級別上控制對數據庫的訪問。
一、數據庫設置密碼
對於單機使用的數據庫或者是需要工作組共享的數據庫，僅設置密碼保護較為合適。知道密碼的組成員，都有數據庫的完全操作權限，彼此之間的使用權限沒有什麼區別。設置密碼的步驟如下：
啟動Microsoft Access，在彈出的選擇窗口中點取消，不打開任何數據庫。
點擊菜單：文件---打開，在彈出的打開窗口中，選中要打開的數據庫文件。然後在打開按鈕的右側展開箭頭上單擊選定以獨占方式打開，用獨占方式打開選定的數據庫。
在Access窗口菜單上點擊：工具—安全—設置數據庫密碼。在彈出的密碼和驗證輸入框中，輸入密碼，注意區分大小寫，並請記住。然後點擊確定按鈕。
關閉數據庫，退出Access環境，密碼設置完畢。下次再打開此數據庫，就會提示輸入密碼，密碼正確才能打開數據庫。
如要復制數據庫，請不要使用數據庫密碼。如設置了密碼，復制的數據庫將不能同步。數據庫的密碼是和數據庫文件放置在一起，而不是放在工作組信息文件中。
二、數據庫壓縮編碼
為了進一步對數據庫進行加密保護，可以對數據庫進行編碼壓縮。這樣使用其它工具程序或字處理等軟件就無法查看此數據庫的內容。而對用戶在Access下的使用則不影響。編碼的步驟如下：
啟動Microsoft Access，在彈出的選擇窗口中點取消，不打開任何數據庫。
點擊菜單：工具—安全—加密/解密數據庫。
在彈出的數據庫加密/解密窗口中，選取要編碼的數據庫，點擊確定按鈕。
在彈出的數據庫加密後另存為窗口中，在文件名輸入框中輸入編碼後的文件名，點擊保存按鈕。編碼壓縮後的數據庫被另保為另一個文件。
三、用戶級安全機制
使用用戶級的安全機制，可以更靈活更安全的保護數據庫。在這種安全機制下，
在Access關聯的工作組信息文件中建立用戶和工作組帳戶，用來管理用戶；在具體的數據庫中管理對象權限，可以給用戶和工作組分別指定使用權限。用戶要輸入用戶名稱和密碼才能打開數據庫，對數據庫的操作要受擁有權限的限制。
1、工作組信息文件
在Microsoft Access中，用戶和工作組的信息帳戶，是存儲在工作組信息文件中的，即使用工作組信息文件來管理用戶和工作組。而默認的工作組信息文件是：C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSystem.mdw。
用戶也可以建立自己的工作組信息文件，用來按照自己的需要來劃分和管理用戶和工作組，一般是存放在數據庫所在的工作目錄下的Secured.mdw文件中，當然用戶也可以自己指定文件名和存放位置，但文件的擴展名不可以變。
工作組信息文件與整個Access關聯對應著，在Access運行環境下有效，而不是對應某個數據庫的。每次Access啟動，都要讀取工作組信息文件從而得到用戶和工作組的帳戶信息。默認是讀取默認工作組信息文件System.mdw，但用戶可以指定Access與哪個工作組信息文件關聯：運行工作組信息管理器Wrkgadm.exe，（通常在C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice下已經有指向該程序的快捷方式MS Access Workgroup Administrator）可以創建新的工作組信息文件或指定Access聯接某一個工作組信息文件。還可以在啟動Access的時候用命令行啟動參數選項/wrkg <工作組信息文件名>來指定聯接的工作組信息文件。
2、工作組信息文件的管理
啟動MS Access Workgroup Administrator快捷方式，在工作組管理員窗口中，點聯接按鈕可以更改Access啟動時要聯接的工作組信息文件：在彈出的工作組信息文件窗口中指定文件的路徑名稱即可。點創建按鈕，則可以創建一個新的工作組信息文件：在彈出的工作組所有權信息窗口中，輸入工作組名稱、單位、工作組ID三項內容。在工作組信息文件窗口中輸入工作組信息文件數據庫的存放路徑和名稱。這就可以創建新的工作組信息文件，並已經建立了關聯。
工作組ID是工作組唯一的唯一性標識，用於區別於其它的工作組信息文件，必須要保存好，必要時可以憑此重建文件。
在Access下，點擊菜單：工具—安全—用戶級安全性向導，選中新建工作組信息文件，也可以建立新的工作組信息文件。
