在向Access2007表中輸入數據時,經常出現輸入的數據是一個數據集合中的某個值的情況。例如輸入教師職稱時,一定是“教授、副教授、講師、助教”這個職稱集合中的某個值。對於這種類型的數據,最簡單的方法是使用Access2007提供的插入“查閱列”的方法直接創建字段列,或者在添加教師職稱字段後,在查詢設計視圖中進行設置。
當插入查閱字段後,就可以不用輸入數據,而采取從一個列表中選擇數據的方式。這樣既加快了數據輸入的速度,又保證了輸入數據的正確性。
查閱字段數值的來源有兩種情況:查閱列查閱表或查詢中的數值;創建“值列表”。
一、創建“值列表”查閱字段列
創建“值列表”查閱字段列
例1 在“教師”表中,插入“職稱”的查閱字段列,操作步驟如下:
(1)打開“教學管理”數據庫“教師”表。
(2)在“數據表”選項卡上的“字段和列”組中,選擇“查閱列”按鈕。
(3)在打開的“請確定查閱獲取其數值的方式”對話框中,選中“使用查閱列查閱表或查詢中的值”單選按鈕,然後單擊“下一步”按鈕,如圖1所示。
(4)在打開的“請確定在查閱列中顯示哪些值”對話框中,依次在列表中輸入“教授”、“副教授”、“講師”和“助教”,然後單擊“下一步”,如圖2所示。