何時使用導入或聯接
在Access中，可以很方便地從外部數據庫中獲取數據，這些數據庫包括現在所有的各種主流數據庫，像DBase、Sybase、Oracle、Foxpro等。這樣你就不用去一個一個地重新輸入原來的數據了。 在Access中，可以用“獲取外部數據”命令來獲取外部數據庫的數據，這個命令包括兩種方式“導入”和“鏈接表”。對於不同的外部數據庫可以用不同的獲取方式。而且在Access中，不光可以獲取外部數據，還可以導出別的數據庫，就是將用Access建立的數據庫保存為別的數據庫形式，像FOXPRO，DBase數據庫等。
單擊“文件”菜單中的“獲取外部數據”項，彈出一個子菜單，上面有“導入”和“鏈接表”兩個選項。我們單擊其中的一個選項就可以實現導入或聯接一個外部的數據庫。雖然這兩個命令的功用都是打開外部的一個數據庫，並從中獲取需要的數據，但在使用上，還是有差別的。 在我們使用“導入”這個方法來獲取外部數據時需要注意幾個條件。一、需要我們打開的數據庫文件相對來說比較小，而且不會被其他數據庫應用程序的用戶頻繁更改。二、不需要與其他數據庫應用程序的用戶共享數據。三、你正在替換以前的數據庫應用程序，而且不再需要以前的數據格式。四、在使用其他數據庫中的數據時，需要最佳性能。
使用“鏈接表”方法來獲取外部數據時也需要注意幾個條件：一、需要打開的文件比較大，甚至比本地Access數據庫的最大容量（1GB）還要大。二、這個文件經常被其他數據庫應用程序的用戶更改。三、必須在網絡上與其他數據庫應用程序的用戶共享這個文件。四、需要把應用程序分布到幾個單獨的用戶那裡，而且，你可能要不斷更新開發的應用程序接口，將“應用程序”與數據分開可以更容易地更新應用程序，而不會干擾用戶積累的數據。
這就是為什麼要在“獲取外部數據”這個過程當中設置兩種方法。如果要用的數據庫並不大，但每天都可能要修改，而且由幾個人來修改不同的部分，對於這種情況，最重要的是每天都有新的數據要處理，而單純的將表導入進來，由於在Access中開發新的系統需要一定的時間，在這段時間內就有可能有新的數據輸入進來。開始導入的數據就有很多可能已經更新了。所以這時使用“鏈接表”就不會出現這種問題，干擾到別的用戶積累的數據。當然在Access中執行現在這台機器上的數據庫文件是最快的，使用鏈接常常會因為很多原因使你的工作變得很慢，這點是你必須考慮的。
如何聯接外部數據
我們先來打開一個Access數據庫，
單擊“文件”菜單上的“獲取外部數據”項，並單擊其子菜單上的‘鏈接表’命令。現在彈出一個對話框，很像Access中打開一個文件的對話框。
我們現在導入一個DBase數據庫文件。先將鼠標移動到“文件類型”下拉框上，單擊鼠標左鍵，彈出一個下拉列表。
這些文件類型鏈接的方法基本上是一樣的，你只要選中相應的數據庫類型，並且選中需要的數據庫文件，就可以完成鏈接工作。
例如，現在我要將DBase 5數據庫文件“用戶數據庫.dbf”中的表鏈接到Access中來，只要先在文件類型下拉框中選中“DBase 5”，然後在“查找范圍”下拉框中選中這個文件的所在目錄，選擇“用戶數據庫.DBF”項，雙擊，
很快在屏幕上就會彈出一個提示框，告訴我們這次鏈接操作已經成功，單擊“確定”按鈕。
我們又回到“鏈接”對話框上了，將這個導入對話框關閉，現在會發現在數據庫窗口的表對象中“已有的對象列表”中已經有了一個名字為“用戶數據庫”的表了。
打開這個表看看，表中的數據和原來DBase 5數據表中的數據是一致的。這樣就能很方便地將原來的系統更新，不必擔心數據轉化的問題了。
導入一個數據庫文件
剛才我們已經知道如何使用“鏈接表”的方法來獲得DBase上的數據，現在講講怎樣“導入”外部數據的方法。
打開一個Access數據庫，單擊“文件”菜單中的“獲取外部數據”項，選擇“導入”命令。
我們先將鼠標移動到“文件類型”的下拉框上，單擊鼠標左鍵，彈出下拉列表框裡面列出了多種數據庫文件類型。
現在要將PARADOX 數據庫文件“庫存.db”導入到Access中來，只要先在“文件類型”下拉框中選中“Paradox”，然後在“查找范圍”下拉框中選中這個文件的所在目錄，選擇“庫存.db”文件，並單擊“導入”按鈕。
Access提示我們剛才導入PARADOX文件已經成功了。關閉導入對話框，會發現在數據庫窗口的表對象中“已有的對象列表”中已經有了一個名字為“用戶數據庫”的表了。
雙擊“庫存”這一項，打開這個表看看，我們發現原來“導入”和“鏈接表”來獲取外部數據的方法基本一樣的。
如何導出數據
剛才我們講了兩種獲取外部數據的方式，而我們有時也需要將Access生成的數據庫中的數據導出，成為其他類型數據庫文件中的數據，以便別人使用，所以Access也設置了一種導出功能。它和導入功能正好相反。Access中凡是能導入的數據庫文件格式，在導出數據庫中的數據時也都是在導出時文件的一種選擇類型。
如果我們要將表“書目”導出成一個DBase 5中的表，可以先在“已有表列表”中選擇這個表，
然後單擊“文件”菜單上的“導出”命令，先在導出的“保存類型”下拉框中選中DBase 5，
然後選擇要保存的位置，輸入要保存的文件名，
之後單擊“保存”按鈕就可以了。這樣一個新的DBase 5文件已經生成了。
現在的這個文件已經是一個獨立的DBASE 5文件了。你可以隨時使用別的軟件調用這個新的DBase 5文件了。
如何導入一個Sybase數據庫中的表
在Access中，要想導入一個Sybase數據庫中的表，並不能像導入DBASE表那麼容易，這時會用到ODBC DATABASE，實際上在我們導入DBase數據表的時候也用到了ODBC，但是因為Access直接就帶有DBase的ODBC驅動程序，所以我們可以很方便地將這些數據表導入、鏈接或導出。而對於像Sybase這樣的數據庫，Access中並不帶它的ODBC驅動程序。所以先要在WINDOWS的ODBC管理器中先添加SYBASE的ODBC驅動程序。如果Windows的ODBC中已經有了Sybase的驅動，只要像導入DBase數據表那樣，先在彈出的對話框中的“文件類型”下拉框中選擇Odbc datebase，這時就會彈出一個“選定數據源”對話框，
單擊“機器數據源”選項卡，選中“Powersoft demo db V6”項，然後再單擊“確定”按鈕。並在導入對象列表中選擇需要導入的Sybase表就可以了。
在科研中，常常用文本文件來保存程序的計算結果，當計算完成以後，所有的計算結果都會按照一定的順序進行存儲，但這樣保存的數據在進行數據的再處理時非常不方便，如果能將這些數據輸入相應的Access數據庫中就能很方便地對他們進行統計計算，分類和繪制圖表了。為了實現這個目的，Access就提供了導入這樣的文本文件的能力。
例如現在要導入文本文件“data1.txt”，那就先單擊“文件”菜單上的“導入”命令，選擇“文本文件”類型，找到文本文件“data1.txt”，
什麼是ODBC
雖然很多數據庫中都用SQL語言，而且SQL語言也有標准，但是大多數的軟件公司在使用這種語言來處理其產品的特殊功能時，都有一些變化或者有所發展，還有，在標准建立以前，就已經發展了幾個產品，所以生產這些產品的公司都發明了自己的SQL語法，這種語法與正式標准不同。
為了解決這個問題，在幾年前，由三十多家著名的軟硬件公司組成了一個組織，這個組織的目的是定義執行SQL的共同基礎，以使其成員的產品都可以使用它來彼處交流數據，後來微軟公司宣布了針對Windows操作系統設計的那個產品，就是使用這個接口來訪問SQL數據庫的的產品，並將這個產品正式稱為開放數據庫連接性標准，即ODBC，接著十多個數據庫和應用軟件供應商開始在他們的產品中提供ODBC支持。這樣就使得在今天的Access中可以方便的從別的支持ODBC的數據庫中獲取數據。
