在計算機中，數據有很多種類型，它們有著不同的用處，比如文本類型和備注類型，雖然都是用來存儲文本，但是“文本”類型存儲的字符數最多只能255個，而“備注”類型卻可以存儲64000個字符，如果把“備注”類型換成“文本”類型，則無法保存下全部的數據信息，把“文本”類型的數據存放在“備注”類型中，又勢必造成很大的浪費。在Access中，不同的數據類型分配不同大小的數據空間，而每種數據類型的大小卻是固定的。所以當我們在一個字段中輸入一個值時，這個字段的大小不會隨裡面值的內容而變化。如果輸入一個字符“A”，使用“文本”類型，這個值空出來的字符空間不會很多，但如果使用“備注”類型，則會空出63999個字符空間，這些空間不能再輸入其它值的內容，就白白浪費了。
不同類型的數據在使用時也有差別，比如兩個值“1234”和“2345”，在“數字”類型中是數字，在“文本”類型中就是文本了。如果將這兩個值相加求和，那麼用數字類型計算出來的結果是“3579”，而用文本類型相加的結果則是將兩個數據聯在一起成為“12342345”，可見它們的差別還是很大的。
現在我們已經知道了正確設置數據類型的重要性，就開始為“訂單信息表”中的各個字段設置數據類型吧。先定義“訂單號”字段的數據類型，用鼠標單擊訂單號的“數據類型”項，方格內出現一個下拉箭頭，單擊它，在彈出的下拉列表框中選定“自動編號”項，就把這個字段的數據類型定為“自動編號”類型了。“自動編號”類型的數據是從1開始不重復的整數，這樣可以保證在表中的每個記錄都可以區分開來。所以一個表的主鍵常常建立在擁有這種數據類型的字段上。“訂貨單位”、“貨物名稱”和“經手人”定義為“文本”類型，“貨物單價”和“訂貨金額”定義為“貨幣”類型，“訂貨數量”應是“數字”類型，“訂貨日期”則是“日期/時間”類型。關於不同的類型各自的特點，我們將在課後補充中進行比較詳細的講解。現在來看看修改過“數據類型”後的表，表示錢數的地方都用標准的貨幣符號引出來了，而且輸入數字的地方也變的一目了然了。
