單擊“文件”菜單中的“獲取外部數據”項，彈出一個子菜單，上面有“導入”和“鏈接表”兩個選項。我們單擊其中的一個選項就可以實現導入或聯接一個外部的數據庫。雖然這兩個命令的功用都是打開外部的一個數據庫，並從中獲取需要的數據，但在使用上，還是有差別的。
在我們使用“導入”這個方法來獲取外部數據時需要注意幾個條件。
一、需要我們打開的數據庫文件相對來說比較小，而且不會被其他數據庫應用程序的用戶頻繁更改。
二、不需要與其他數據庫應用程序的用戶共享數據。
三、你正在替換以前的數據庫應用程序，而且不再需要以前的數據格式。
四、在使用其他數據庫中的數據時，需要最佳性能。
使用“鏈接表”方法來獲取外部數據時也需要注意幾個條件：
一、需要打開的文件比較大，甚至比本地Access數據庫的最大容量（1GB）還要大。
二、這個文件經常被其他數據庫應用程序的用戶更改。
三、必須在網絡上與其他數據庫應用程序的用戶共享這個文件。
四、需要把應用程序分布到幾個單獨的用戶那裡，而且，你可能要不斷更新開發的應用程序接口，將“應用程序”與數據分開可以更容易地更新應用程序，而不會干擾用戶積累的數據。
這就是為什麼要在“獲取外部數據”這個過程當中設置兩種方法。如果要用的數據庫並不大，但每天都可能要修改，而且由幾個人來修改不同的部分，對於這種情況，最重要的是每天都有新的數據要處理，而單純的將表導入進來，由於在Access中開發新的系統需要一定的時間，在這段時間內就有可能有新的數據輸入進來。開始導入的數據就有很多可能已經更新了。所以這時使用“鏈接表”就不會出現這種問題，干擾到別的用戶積累的數據。當然在Access中執行現在這台機器上的數據庫文件是最快的，使用鏈接常常會因為很多原因使你的工作變得很慢，這點是你必須考慮的。
