任務描述:小特的MM開了一家花店，生意特別火，招了三個小工還有點忙不過來。每天都有不少人通過電話或直接到花店訂購鮮花，大多數客戶還希望能在指定時間將所購鮮花送到指定地點。小特便用Access幫MM定制了一個花店訂單系統:通過這個系統，可以記下每一位客戶的姓名、電話、地址以及所要的鮮花品種、送花方式及時間、地點等；這個系統能根據客戶訂購鮮花的品種及數量自動計算出費用，如果需要送花服務還會加上運費，並記錄下付款方式；它可以從不同角度對資料分類，比如能分別以購花者、雇員、鮮花品種等角度顯示某段時間內花店的銷售狀況；還可以幫你快速查詢出花店內各種鮮花的庫存，看看哪些鮮花快要缺貨了好馬上去訂貨等。
任務擴展:本文的第二部分，將著重講解如何修改由模板創建的數據庫以適應各人不同的需要，有興趣的讀者可以試著改造本系統，使其能應用於公司銷售、快餐店、書店、超市、商場、小賣部等多種場合。
一、十分鐘創建花店訂單系統
Access中帶有大量的模板，涉及到我們工作、生活的多個方面，借助於這些模板，我們就能快速地建立起自己所需要的應用，非常方便。
第一步:啟動Access XP(或其他版本)，執行“文件→新建”命令在右側打開“新建文件”窗格。本例我們將借用Access自帶的模板文件快速建立數據庫，所以在“新建文件”窗格中單擊“通用模板”打開模板對話框，單擊其上的“數據庫”標簽。Access中提供了多種實用的模板，這裡雙擊“訂單入口”項，在打開的對話框中輸入新建數據庫的文件名(本例中為“花店訂單.mdb”)，單擊“創建”按鈕後將啟動數據庫向導窗口，連續單擊“下一步”按鈕(每一步向導中都可以根據提示進行一些個性化設置，如:增、減表格項目，選擇窗體界面風格等)，最後單擊“完成”，系統便開始自動創建數據庫了。
圖1
第二步:數據庫創建好後第一次打開，會提示輸入自己公司的一些情況，單擊“確定”，再在如圖1所示的對話框中輸入自己公司的基本信息，單擊右上角的“X”按鈕關閉它即可啟動該數據庫的入口界面了。
小提示
如果在模板向導的最後一步，取消了對“是的，啟動該數據庫”項的選擇，則該數據庫創建好之後不會自動啟動。這時可在“花店訂單:數據庫”窗口上，單擊“對象”下的“窗體”，再在右側雙擊“切換面板”窗體，同樣可以啟動本數據庫。
圖2
第三步:自動生成的花店訂單入口界面(即“主切換面板”)非常漂亮。單擊其上第二個按鈕“輸入/查看 其他信息”進入次級界面，首先單擊“輸入/查看 雇員”按鈕打開雇員記錄窗口，可如圖2所示輸入雇員的基本資料，如:姓名、頭銜、電話等(按需填寫，不用每一項都填)。因為花店有小李、小王、小張三位員工，所以輸入完小李的資料後，可單擊窗口下方“記錄”浏覽控制中的右方向箭頭按鈕，繼續輸入下一位雇員的資料。輸入完畢，單擊雇員窗口右上角的“X”按鈕關閉它，資料會自動保存到相應數據表中。
第四步:公司信息在開始打開數據庫時就已經設置了，這裡直接跳過。接下來單擊“輸入/查看 產品”打開產品記錄窗口，同第三步中的方法，輸入各種鮮花產品的名稱及單價，如“愛的玫瑰”、“春天的心情”、“滿天星辰”、“卿卿吾愛”等。接下來以同樣方法輸入付款方式(支票、現金)、送貨方式(三環以內、三環至五環之間、五環之外、外省市)等記錄。最後單擊“返回主切換面板”按鈕返回。
第五步:在主切換面板中單擊“輸入/查看 按客戶分類的訂單”按鈕，打開“按客戶分類的訂單”窗口，這裡可以輸入每一位訂購鮮花的客戶資料(姓名、地址、電話等)。輸入基本資料後，單擊窗口下方“訂單”按鈕打開訂單窗口，這裡可以記錄客戶具體訂購情況:單擊“雇員”右側下拉按鈕，你會發現下拉列表中的名單正是之前設置的雇員名單，這個訂單由誰負責就點選誰；點選“產品”下面的單元格，會顯示出下拉按鈕，其下拉列表正是之前設置的各種鮮花產品名稱，根據客戶訂購情況點選即可，單價會自動顯示出來，在數量單元格中輸入訂購的數量，則各種金額便自動計算出來了；在訂單窗口下方可以記錄訂購日期、送貨日期、送貨方式等，輸入附加的“運費”後，該費用會自動加到總金額中；單擊“送貨選項”則可以記錄鮮花遞送的接收人姓名、地址、電話等細節(見圖3)。
圖3
通過“記錄”浏覽控制按鈕可以增加更多客戶的資料並在多個客戶之間浏覽查找。
在“按客戶分類的訂單”窗口中，單擊下方的“付款”按鈕，可記錄客戶付款的方式(現金、支票或是信用卡)、金額及付款日期等。
第六步:在主切換面板上單擊“預覽報表”按鈕，即可按客戶分類的營業額、按雇員分類的營業額、按產品分類的營業額等多種方式查看銷售業績了，一目了然。
二、改造模板，為我所用
上面是通過大眾化的模板建立起的數據庫，還需要作一些改動才適合花店經營的一些具體情況，比如在上面的例子中，至少應該添加一個庫存量報表預覽功能，這樣才能知道哪些鮮花產品需要及時訂購，哪些鮮花還有很多積貨需要進行打折優惠處理。
