Access是Office組件的重要成員，其主要功能是數據庫的管理和應用。由於其普及率和易用性都不及其他成員，所以大家常常會覺得Access的操作不太方便。
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比如，在Access的表中，要想在中間插入一條記錄就比較困難，而在Word表格和Excel的工作表中要做同樣的操作則易如反掌；再比如，當我們在Access的表中重復輸入相同或有一定規律的字段內容時，就自然會聯想到Excel的復制和自動填充功能，但Access卻無能為力。顯然，如果我們能夠實現Access與Office組件其他成員之間進行數據交流，就能夠讓這些成員為Access服務，從而達到取長補短、提高工作效率的目的。
在Word中打開Access表查詢項 如果想把Access中的表或者查詢，轉換成為Word中能夠讀取的文件格式，以便利用Word進行處理，可以采用以下三種方式：
1． 利用剪貼板
在Access中，打開要轉換的表或者查詢項，將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端，當鼠標置於其上時，鼠標指針會變成向右方向的箭頭），可以選擇一組記錄；將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端，當鼠標置於其上時，鼠標指針會變成向下方向的箭頭），可以選擇一組字段；當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進行上述三種情況之一的選擇以後，再單擊工具欄上的“復制”按鈕，將所選內容復制到剪貼板中，如圖1所示。隨後再打開Word，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，即可將Access中表或者查詢項復制成Word中的表格。如果你覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行後，執行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，按下“底紋”標簽按鈕，選擇“無填充色”。
2． 導出為RTF文件
在Access中，打開要轉換的表或者查詢，執行“文件”菜單下的“導出”命令，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨後彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。
3． 直接插入數據庫
在Word中，單擊“視圖”菜單下的“工具欄”，然後將“數據庫”一項選中（或者將鼠標置於Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數據庫”一項）。這時，要在Word中打開Access的表或者查詢項，就可以單擊新增加出來的“數據庫”工具欄上的“插入數據庫”按鈕，在隨後打開的“數據庫”對話框中，按下“獲取數據”標簽按鈕，將文件類型指定為“MS Access數據庫”，選中一個數據庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數據”標簽按鈕。
圖1 復制表格
將Excel工作表導入Access
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利用Excel方便的自動輸入功能和強大的數據處理功能對Access導入的數據進行一番處理之後，再將其轉換成Access文件，無疑是實際工作中使用最多的一種方法。Access中導入Excel文件的操作與導入文本文件相同，只要在Access中依次執行：“文件→獲取外部數據→導入”，將“文件類型”指定為“Microsoft Excel”即可。當然也可以通過方便快捷的剪貼板完成（操作方法與Word表格導入Access表相同）。
Access文件與Html文檔相互轉換
要將Access文件轉換成HTML文檔(超媒體文檔)，可以在Access中執行“文件”菜單下的“導出”命令，並將“保存類型”指定為“HTML文檔”。可以用Microsoft FrontPage或其它網頁編輯軟件打開該文檔進行編輯修改。與導入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中導入HTML文檔，只要依次執行：“文件→獲取外部數據→導入”，將“文件類型”指定為“Html文檔”即可。
將Word中的表格導入Access中
在Word中可以對Access轉換過來的表格自如地進行編輯，然後再將處理好的表格重新導入Access中。可以通過兩種辦法在Access中使用Word表格的數據：
一是通過剪貼板，其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列（當然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數據）後，單擊工具欄上的“復制”按鈕，然後再打開Access中的表或者查詢項，按下工具欄上的“粘貼”按鈕將表格數據復制過來。
二是通過文本文件作為過渡，分成兩步進行：第—步，首先把Word中的表格轉換成純文本文件；第二步，在Access中導入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，依次執行“表格→轉換→表格轉換成文字”，然後點擊“另存為”命令，並指定“保存類型”為“純文本”。在Access中依次執行：“文件→獲取外部數據→導入”，在“另存為”窗口下選擇“文件類型”為“文本文件”
