變革動因
競爭壓力是東阿阿膠集團有限公司(以下簡稱東阿阿膠)決策者最終決定實施E變革的主要動因。目前全國生產阿膠的廠商有幾十個,都在使出渾身解數,提高市場份額,而中國加入WTO後,他們又將面臨國外醫藥生產商的大舉進攻,國外醫藥公司擁有雄厚的資金實力、先進的技術和經營管理經驗。屆時,國內醫藥行業的市場競爭更將白熱化。
如何提升企業核心競爭能力成為東阿阿膠要解決的首要課題。而原有的管理信息系統已經成為公司發展的桎梏。從1987年開始實行計算機單機管理,到1989年,東阿阿膠的信息化工作已基本普及到質量、人事、財務、生產等環節,初步實現了計算機輔助企業管理。但由於受當時技術條件和管理水平的局限,造成各管理系統相對獨立、開發環境和應用平台差異大、信息代碼沒有統一標准、應用水平參差不齊,各子系統形成一個個信息"孤島",難以實現企業內部的信息共享,限制了企業的發展。
與此同時,公司業務的高速增長也使東阿阿膠迫切需要改造系統。在企業內部,由於業務發展迅猛,企業出現產、供、銷脫節現象,特別是流動資金占用越來越大,這裡的原因主要是由於庫存、在制品儲備高、生產周期長、不能及時交貨,尤其是對異地銷售分公司的產品庫存及資金不能有效控制。在企業外部,由於市場變化快,企業所需的部分原材料也出現了供應不足或不穩定的情況。為保持東阿阿膠在國內阿膠市場老大的領導地位,公司果斷決定通過實施ERP,進行E變革。
選型波折
早在1998年,東阿阿膠的主要領導者就決定實施ERP系統。但在ERP軟件的選型上,東阿阿膠卻經歷了不少的波折,也有失敗的教訓。由於對ERP了解得不夠深入,企業在ERP軟件的選型上,疏於調查和科學論證,結果草率實施,造成ERP項目實施不到2個月即宣告失敗,這不僅浪費了東阿阿膠主要業務人員的時間和精力,更重要的是影響了他們以後實施ERP的士氣,使他們產生了畏難情緒。
在第二次選型時,東阿阿膠及時總結教訓,由分管集團信息化建設的副總經理和集團信息中心主任為首,成立了專門的軟件選型小組,並制定三項原則:一是嚴格實行招標制度,邀請有關專家進行多家分析和比較,甄選出技術、功能一流,並適用於企業自身行業特點的ERP產品;二是認真考察ERP生產廠商,這主要是考慮到ERP實施的難度較大,軟件商如果缺乏經驗或沒有長遠發展戰略,對實施企業來說,風險都是巨大的,三是避免軟件選型流於形式,避免徇私舞弊情況發生。
經過對國內外數家ERP軟件提供商的考察和比較,東阿阿膠最終選擇了和佳ERP+Sybase數據庫。東阿阿膠負責人說:“和佳ERP是國家863/CIMS主題專家組和中國軟年行業協會力推的國產優秀軟件產品,成功大中型企業用戶超過50余家。它能夠面對不同的行業提供成熟的解決方案,特別是和佳采用特殊的計算機方法,解決了流程行業和離散行業共用一套ERP系統的技術難題,因此成為我們的首選。”
實施過程中出現的問題及解決辦法
基礎數據收集困難:由於基礎數據的收集要占整個實施工作量的70%以上,許多業務人員既要完成本職工作,又要協助實施人員收集基礎數據,這給一線業務人員造成了很大壓力,實施進展緩慢。更糟糕的是,有的一線人員為了“應付”實施人員,不能保證數據的真實與可靠。這時,以集團秦玉峰副總經理為組長的項目領導小組發揮了重要作用,秦玉峰十分熟悉企業的業務流程,具備豐富的基層管理經驗,又熟悉ERP基本理論,在企業中威望較高。秦玉峰領導實施小組從基礎數據處理入手,聯合技術、供應、庫管和財務人員進行了艱苦的數據整理工作,制定了詳細的編碼規則,對系統中現有的數據整理工作,制定了詳細的編碼規則,對系統中現有的數據進行突擊整理,使基礎數據的收集工作得以高效率進行。
業務流程重組缺乏成效
東阿阿膠在開始實施ERP系統時,對業務流程重組缺乏清醒的認識只是要求ERP系統的功能適應原有手工業務處理流程與工作方式,而不去對原有的管理模式、管理方法、業務流程和組織機構等方面進行改造和調整,結果造成ERP功能難以全面發揮。為了保證業務流程重組體現ERP的管理思想,集團總經理親自督陣,按ERP實施的要求,對組織結構、部門職能、崗位職責、權力利益等重新調整、劃分和分配,確保業務流程重組的適用性和有效性。
員工障礙
員工的畏難情結晶和計算機應用水平不一,造成系統培訓難度較大。